PENERIMAAN, PENYIMPANAN DAN PENYALURAN BARANG
A. Umum
Penerimaan
barang milik daerah sebagai tindak lanjut dari hasil pengadaan dan/atau dari
pihak ketiga harus dilengkapi dengan dokumen pengadaan dan berita acara.
Penyimpanan
dan penyaluran barang milik daerah sebagai tindak lanjut dari penerimaan barang
milik daerah baik melalui pengadaan maupun sumbangan/bantuan/hibah merupakan
suatu rangkaian kegiatan dalam rangka tertib administrasi pengelolaan barang
milik daerah.
Dalam
pelaksanaan penyimpanan dan penyaluran barang milik daerah diperlukan
ketelitian sehingga kegiatan penyimpana disesuaikan dengan sifat dan jenis barang untuk penempatan pada gudang
penyimpananm sedangkan dalam pelaksanaan penyaluran dapat dilakukan sesuai
rencana penggunaan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas pokok
dan fungsi.
B. Penerimaan
1.
Semua barang bergerak penerimaannya dilakukan
oleh penyimpan barang/pengurus barang, untuk itu penerimaan barang oleh penyimpan
barang/pengurus barang dilaksanakan di gudang penyimpan.
2.
Pelaksanaan penerimaan barang tersebut
antara lain:
a.
Dasar penerimaan barang ialah surat
perintah kerja/surat perjanjian/kontrak pengadaan barang yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.
b.
Barang yang akan diterima harus disertai
dokumen yang jelas menyatakan macam/jenis, banyak, harganya dan spesifikasi
barang.
c.
Barang diterima apabila hasil penelitian
barang oleh panitia pemeriksa barang, sesuai dengan isi dokumen.
d.
Pernyataan penerimaan barang dinyatakan
sah apabila berita acara pemeriksaan barang telah ditandatangani oleh Penitia
Pemeriksa Barang Daerah, penyimpan.pengurus barang dan penyedia barang/jasa.
e.
Apabila berdasarkan penelitian ternyata
ada kekurangan atau syarat-syarat yang berlum terpenuhi, maka penerimaan barang
dilakukan dengan membuat tanda penerimaan sementara barang yang dengan tegas memuat sebab-sebab daripada
penerimaan sementara barang.
f.
Apabila kekurangan dan syarat-syarat
yang belum terpenuhi ternyata sudah terpenuhi sesuai dengan dokumen, maka dapat
dilaksanakan penerimaan barang.
g.
Apabila barang telah diterima akan
tetapi belim sempat diperiksa, maka penerimaan barang dilaksanakan dengan
membuat tanda penerimaan barang sementara, dengan diberi catatan barang belum
diteliti oleh Panitia Pemeriksa Barang Daerah.
3.
Panitia Pemeriksa Barang Daerah
a.
Panitia Pemeriksa Barang Daerah(PPBD)
ditetapkan dengna Keputusan Kepala Daerah dengan susunan personalia melibatkan
unsur teknis terkait.
b.
Kepala Daerah dapat melibatkan
kewenangan pembentukan PPBD kepada Kepala SKPD dengan Keputusan Kepala Daerah.
c.
Tugas Panitia Pemeriksa Barang
Panitia
Pemeriksa Barang Daerah setelah melaksanakan pekerjaannya membuat Berita Acara
hasil pemeriksaan barang, jika ternyata bahwa barang yang diperiksan tersebut
tidak sesuai dengan persyaratan sebagaimana tertera dalam Surat Perjanjian
dan/atau dokumen penyerahan lainnya, maka Berita Acara pemeriksaan Barang
segera diberitahukan kepada Panitia/Pejabat Pengadaan yang melaksanakan
pengadaan.
Berdasarkan
Berita Acara Pemeriksaan Barang tersebut, Panitia/Pejabat Pengadaan, harus
segera mengambil tindakan penyelesaian, jika pelaksanaan penyelesaian barang
dimaksud memerlukan waktu yang lama, maka barang tersebut dapat diserahkan
kepada penyimpan barang/pengurus barang untuk disimpan sebagai barang titipan.
Dalam
hal ini harus dibuat Berita Acara sementara yang memuat semua data/keterangan
yang diperlukan sehubungan dengan kekurangan-kekurnagan barang dimaksud.
C.
Penyimpanan
1.
Penyimpanan barang daerah dilaksanakan dalam
rangka pengurusan, penyelenggaraan dan pengaturan barang persediaan di dalam
gudang/ruang penyimpanan sehingga dalam pengurusan barang persediaan agar
setiap waktu diperlukan dapat dilayani dengan cepat dan tepat..
2.
Kegiatan penyimpanan barang milik daerah
yaitu:
a.
Menerima, menyimpan, mengatur, merawat
dan menjaga keutuhan barang dalam gudang/ruang penyimpanan agar dapat
dipergunakan sesuai dengan rencana secara tertib, rapi dan aman.
b.
Menyelenggaraka administrasi
penyimpanan/pergundangan atas semua barang yang ada di dalam gudang.
c.
Melakukan stocl opname secara berkala
ataupun insidentil terhadap barang persediaan yang ada di dalam gudang agar
persediaan selalu dapat memenuhi kebutuhan.
d.
Membuat laporan secara berkala atas
persediaan barang yang ada di gudang.
3.
Penyimpanan.
Penyimpan/pengurus
barang adalah adalah pegawai yag ditugaskan untuk menerima, menyimpan dan
mengeluarkan barang milik daerah yang diangkat oleh pengelola untuk masa 1
(satu) tahun anggaran dan bertanggung jawab kepad apengelola melalui atasa
langsungnya.
Penyimpan
barang dapat diangkat kembali pada tahun anggaran berikutnya dengan
memperhatikan ketentuan jabatan, dimana jabatan penyimpan barang tersenut dapat
dirangkap dengan penurus barang sepanjang beban tugas/volume kegiatan tidak terlalu
besar.
Setiap
tahun pengelola menunjuk/menetapkan kembali penyimpan barang dalam lingkungan
Pemeringah Daerah dengan memperhatikan syarat-syarat sebagai berikut:
a.
Diusulkan oleh Kepala SKPD yang
bersangkutan.
b.
Serendah-rendahnya menduduki golongan II
dan setinggi-tingginya golongan III, mengacu kepada undang-undang kepegawaian.
c.
Menimal mempunyai pengalaman dalam
pengurusan barang/telah mengikuti kursus penyimpan barang.
d.
Mempunyai sifat dan akhlak yang baik,
antara lain jujur, teliti, dan dapat dipercaya.
Dalam
keputusan penunjukan/penetapan kembali penyimpan barang oleh pengelola
sekaligus ditunjuk atasan langsungnya yang antara lain berkewajiban memberikan
persetujuan atas setiap pengeluaran barang dan melakukan pengawasan terhadap
pelaksanaannya, serta ditetapka pula jumlah atau besarnya insentif bagi
penyimpan barang dimaksud.
Tugas
dan tanggung jawab penyimpan/pengurus
barang:
a.
Menerima, menyimpan dan menyerahkan
barang milik daerah ke unit pemakai.
b.
Mencatat secara tertib dan teratur
penerimaan barang, pengeluaran barang dan keadaan persediaan barang ke dalam
buku/kartu barang menurut jenisnya terdiri dari:
1.
Buku barang inventaris
2.
Buku barang pakai habis
3.
Buku hasil pengadaan
4.
Kartu barang
5.
Kartu persediaan barang
c.
Menghimpun seluruh tanda bukti
penerimaan barang dan pengeluaran/penyerahan secara tertib dan teratur sehingga
memudahkan mencarinya apabila diperlukan sewaktu-waktu terutama dalam hubungan dengan pengawasan barang.
d.
Membuat laporan mengenai barang yang
diurutkan berdasarkan Kartu Persediaan Barang apabila diminta dengan sepengetahuan atasan langsungnya.
e.
Membuat laporan, baik secara periodik
maupun secara insidentil mengenai pengurusan barang yang menjadi tanggung
jawabnya kepada pengelola melalui atasan langsungnha.
f.
Membuat perhitungan/pertanggung jawaban
atas barang yang diurusnya.
g.
Bertanggung jawab kepadapengelola
melalui atasan langsung mengenai barang-barang yang diurusnya dari kerugian,
hilang, rusak atau dicuri dan sebab lainnya.
h.
Melakukan perhitungan barang (stock
opname) sedikitnya setiap 6 (enam0 bulan sekali, yang menyebutkan dengan jelas
jenis jumlah dan keterangan lain yang diperlukan, untuk selanjutnya dibuarkan
Berita Acara perhitungna barang yang ditandatangani oleh penyimpan barang.
i.
Dalam hal penyimpan barang karena
sesuatu hal tidak dapat melaksanakan tugasnya, maja untuk menjaga kelangsungan
tugas/pekerjaan penyimpan barang tersebut, dapat dilaksanakan dengan cara
sebagai berikut:
1)
Penyimpan barang yang tidak mampu
melaksanakan tugasnya, ditunjuk seorang
pegawai lainnya sebagai penyimpan barang pengganti. Penunjukan pegawai lainnya dilakukan oleh
Pengelola Barang atas usul Kepala SKPD.
Penyerahan
tugas tersebut harus dibuat berita acara pemeriksaan gudang oleh atasan langsung dan dibuat berita acara
pemeriksaan sera dilaporkan kepada Pengelola.
2)
Penyimpan/pengurus barang yang akan
meninggalkan tugas sementara, dapat ditunjuk seorang pegawai lainnya untuk
melakukan tugas sementara penyimpan/pemgamanan barang.
Penyerahan
tugas tersebut harus dibuat berita acara pemeriksaan gudang oleh atasanlangsung
dan dibuat berita acara pemeriksaan serta dilaporkan kepada Pengelola, apabila
Penyimpan Barang yang bersangkutan kembali melakukan tugasnya, maka menunjukan
pengganti sementara tersebut harus dicabut dan penyerahannya dibuat berita acara
dan harus dilaporkan kepada Pengelola.
2.
Kewajiban Atasan Langsung Penyimpan
a.
Atasan langung penyimpan/pegurus barang
wajib secara berkala 6 (enam) bulan sekali mengadakan pemriksaan atas
penyelenggaraan tugas penyimpan barang, yaitu pemeriksaan pengbukuan/pencatatan
dan pemeriksaan gudang.
Hasil
pemeriksaan harus dibuat dalam berita acara pemeriksaan dan dicatat dalam buku
pememriksaan penyimpan barang yang bersangkutan.
Hasil
pemeriksaan dimaksud dikirim kepada Pengeloladan tembusannya masing-masing untuk
Kepala SKPD yang bersangkutan, Pembantu Pengelola dan Pengawas Fungsional
Daerah Provinsi/Kabupaten/Kota.
Dalam
hal atasan langsung penyimpan barang berhalangan maka Pengelola atau pejabat
yang berwenang menunjuk pejabat lain sebagai atasan langsung penyimpan
/pengurus barang.
b.
Dalam hal terjadi kerugian akibat
kelalaian penyimpan barang, atasan langsung turut bertanggungjawab atas
kerugian yang terjadi.
D. Penyaluran
Penyaluran
merupakan kegiatan untuk melakukan pengiriman barang dari gudang ke unit kerja.
Fungsi
penyaluran adalah menyelenggarakan pengurusan pembagian/pelayanan barang secara
tepat, cepat dan teratur sesuai dengan kebutuhan.
Kegiatan penyaluran yaitu:
1.
Menyelenggarakan penyaluran barang
kepada unit kerja.
2.
Menyelenggarakan adniminstrasi
penyaluran dengan tertib dan rapi.
3.
Membuat laporan realisasi penyaluran
barang milik daerah.
Contoh
dokumen penerimaan, penyimpanan dan penyaluran:
1.
Format Surat Keputusan Pembentukan
Panitia Pemenriksaan Barang/Jasa .
2.
Berita acara Pemeriksaan Barang
3.
Berita Acara Penerimaan Barang
4.
Buku Penerimaan Barang
5.
Buku Pengeluaran Barang
6.
Buku Barang Inventaris
7.
Buku Barang Pakai Habis
8.
Kartu Barang
9.
Kartu Persediaan Barang
10. Laporan
Semester tentang Penerimaan dan Pengeluaran Barang Inventaris
11. Laporan
Semester tentang Penerimaan dan Pengeluaran Barang Pakai Habis
12. Bukti
Pengambilan Barang dari Gudang
13. Berita
Acara Serah Terima Gudang
14. Berita
Acara Serah Terima Terdapat Selisih
15. Surat
Pernyataan Penggantian Penyimpan Barang Sementara
16. Berita
Acara Pemeriksaan Barang Yang Berubah Keadaan.
17. Berita
Acara Pemeriksaan Barang karena Bencana Alam, dicuri, kebakaran.
18. Surat
Perintah Pengeluaran/Penyaluran Barang
Buku barang Inventaris
Semua barang yang diterima dan dikeluarkan penyimpan barang,
yang meliputi barang inventaris harus dicatat dengan tertib dalam buku barang
inventaris.
Buku barang pakai habis
Semua barang yang diterima dan dikeluarkan penyimpan barang,
yang meliputi barang pakai habis harus dicatat dengan tertib dalam buku barang
pakai habis.
Kartu barang
Untuk setiap jenis barang harus disediakan kartu barang yang
disimpan oleh petugas gudang. Dalam
kartu barang dicatat setiap jenis barang yang diterima dan jumlah setiap jenis
barang yang diterima dan jumlah setiap jenis barang yang dikeluarka maupu yang
sisa sebagai barang persediaan.
Kartu Persediaan Barang
Jumlah barang yang telah diterima dan jumlah barang yang telah
dilekuarkan untuk tiap jenis barang, yang meliputi barang pakai habis maupun
barang inventaris, harus dicatat dengan tertib dalam kartu persedian barang.
